Vertrouwenspersonen. Je hoort er steeds vaker over in het nieuws. Dat heeft ermee te maken dat het hebben van een vertrouwenspersoon eind 2020 voor alle ondernemingen in Nederland verplicht wordt. Maar wat doet hij of zij precies?
Een vertrouwenspersoon in het kort
Alle mensen hebben recht op een veilige werkomgeving. Daar moet je als werkgever voor zorgen. Sterker nog: dat ben je zelfs verplicht. Maar waar mensen samen komen, daar gebeuren dingen. Fijne, maar ook minder leuke dingen. Pesten op de werkvloer, discriminatie, seksuele intimidatie en agressie op het werk komen helaas -gemerkt of ongemerkt- bij heel veel bedrijven voor. Terwijl deze ongewenste omgangsvormen een enorm effect hebben. Op de persoon zelf, op de werksfeer én op jou als werkgever. Een vertrouwenspersoon helpt je om ongewenste omgangsvormen te voorkomen. En als het wel gebeurt: de impact ervan te beperken.
Wat doet een vertrouwenspersoon? Hij of zij:
1. Staat paraat
Hij of zij is beschikbaar voor jouw medewerker. Meestal worstelt deze persoon al een tijd met het probleem, voordat hij of zij aan de bel trekt. Dus wil jouw medewerker er eindelijk over praten, dan moet dat laagdrempelig kunnen. Uit de praktijk weten we namelijk dat medewerkers niet snel naar hun leidinggevende stappen uit angst voor het vervolg. Bij een vertrouwenspersoon kan iemand zijn verhaal kwijt, zonder gevolg.
2. Luistert
Als iemand dan eindelijk komt praten, is het zaak dat de vertrouwenspersoon luistert. Zonder oordeel. Vaak haalt dat al veel druk van de ketel. Bovendien is het fijn voor een medewerker om zich te kunnen spiegelen aan de verhalen en ervaring van een professional. Die heeft dit soort voorvallen vaker begeleid en helpt om het in het juiste perspectief plaatsen.
3. Coacht naar een oplossing
Als de medewerker eenmaal stoom heeft afgeblazen, dan zal de vertrouwenspersoon proberen om de situatie -samen met de melder- te analyseren. Hij of zij legt zijn vinger op de zere plek. Soms is alleen praten al voldoende. Is er een vervolgstap nodig? Dan gaat de hij of zij coachend te werk. Belangrijk is dat een werknemer altijd beslist wat er gebeurt. Die eigen regie is heel belangrijk.
4. Laat weten dat hij of zij er is
Het ligt voor de hand, maar jouw werknemers moeten weten dat er een vertrouwenspersoon ís. En dat ze bij hem of haar laagdrempelig terecht kunnen. Daarom zorgt de vertrouwenspersoon voor voldoende voorlichtingsmateriaal. En kunnen er daarnaast bijvoorbeeld ook workshops georganiseerd worden. Werknemers goed informeren is belangrijk. Zo voorkom je dat problemen groter groeien, escaleren en uiteindelijk leiden tot ziekteverzuim.
5. Geeft HR en directie (on)gevraagd advies
Natuurlijk zijn alle gesprekken vertrouwelijk. Maar eens per jaar maakt de vertrouwenspersoon een rapportage voor de directie en HR. Uiteraard zonder details en geanonimiseerd. Zo kunnen directies beter anticiperen op wat er speelt in de organisatie. En waar nodig, helpt de hij of zij om het beleid aan te scherpen. Als dat er al is, want vooral in kleinere bedrijven ontbreekt dat.
Maar hoe vul je dat in?
Dit is wat een vertrouwenspersoon dus in hoofdlijnen doet. Je kunt hiervoor een medewerker bijscholen, dan werk je met een ‘interne vertrouwenspersoon’. Een externe vertrouwenspersoon inhuren kan ook. Allebei heeft het voordelen. We zien dat vooral in midden- en kleinbedrijven het minder gecompliceerd is om het extern te beleggen. Je werkt immers nauw samen, dan kunnen deze issues snel hoog oplopen, of te ingewikkeld worden voor een interne vertrouwenspersoon. Voor deze groep ondernemers en HR-afdelingen ontwikkelden we een speciaal abonnement. Laagdrempelig, zoals een vertrouwenspersoon ook hoort te zijn.
Meer weten over wat we doen? Of over ons abonnement? Neem contact met ons op.
