Steeds meer organisaties stellen een vertrouwenspersoon aan, dat is een positieve ontwikkeling. Toch zien we in de praktijk dat deze vertrouwenspersoon regelmatig een interne functie vervult, bijvoorbeeld binnen HR, personeelszaken of management. En juist daar ontstaat een spanningsveld. Want hoe blijf je écht onafhankelijk als je zélf onderdeel bent van het systeem waar klachten over kunnen gaan?
De dunne lijn tussen helpen en loyaliteit
Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie door en door. Dat lijkt handig: korte lijnen, bekend met de cultuur en vaak betrokken bij medewerkers. Maar diezelfde betrokkenheid kan ook leiden tot rolverwarring of zelfs een loyaliteitsconflict. Wat doe je als een medewerker melding maakt van grensoverschrijdend gedrag door iemand uit het MT, terwijl jij wekelijks met dat MT over personeelsbeleid praat? Of wanneer HR de vertrouwenspersoon vraagt om ‘even te delen wat er speelt’, omdat dat handig is voor de organisatie? Het zijn precies die momenten waarop onafhankelijkheid onder druk komt te staan.
De valkuil van “te dicht op HR”
In veel organisaties valt de vertrouwenspersoon formeel of informeel onder HR. Dat lijkt logisch, maar in de praktijk zorgt het vaak voor verwarring.
HR vertegenwoordigt immers het bedrijfsbelang, terwijl de vertrouwenspersoon er juist is voor de medewerker, zonder oordeel, zonder agenda. Wanneer deze rollen te veel vervlochten raken, kan de melder het gevoel krijgen dat er niet vrijuit gesproken kan worden. Een vertrouwenspersoon die (onbedoeld) wordt gezien als verlengstuk van HR, verliest zijn belangrijkste wapen: vertrouwen.
Onafhankelijkheid is geen houding, maar een structuur
Echte onafhankelijkheid vraagt om meer dan een goede intentie. Het vraagt om structuur en borging binnen de organisatie. Dat betekent:
- De vertrouwenspersoon rapporteert direct aan directie of bestuur, niet aan HR.
- Er zijn heldere afspraken over geheimhouding en grenzen van informatie-uitwisseling.
- De vertrouwenspersoon heeft geen andere functie die belangenverstrengeling kan opleveren.
Bij kleinere organisaties, waar functies vaker worden gecombineerd, is het extra lastig om die onafhankelijkheid te waarborgen. Juist daar is het verstandig om te kiezen voor een externe vertrouwenspersoon. Die kan volledig objectief handelen, zonder druk of beïnvloeding van binnenuit.
Externe vertrouwenspersoon: afstand die vertrouwen schept
Een externe vertrouwenspersoon staat letterlijk en figuurlijk buiten het systeem. Daardoor is er geen sprake van interne belangen, collegiale druk of afhankelijkheid. Deze onafhankelijkheid zorgt ervoor dat medewerkers vrijuit kunnen spreken en dat meldingen eerlijk en discreet worden behandeld. Tegelijkertijd kan de externe vertrouwenspersoon de organisatie scherp houden op beleid, preventie en cultuur, zónder onderdeel te zijn van die cultuur.
Uw Vertrouwenspersoon waarborgt objectiviteit
Bij Uw Vertrouwenspersoon werken alleen gecertificeerde professionals die volledig onafhankelijk opereren. Wij staan zowel medewerkers als werkgevers bij, maar altijd met één uitgangspunt: een veilige, eerlijke en integere werkomgeving voor iedereen.
Onze externe vertrouwenspersonen zijn objectief, discreet en landelijk inzetbaar, zonder banden met uw interne structuur of HR-afdeling.
Wilt u zeker weten dat uw vertrouwenspersoon écht onafhankelijk kan werken? Neem contact op met Uw Vertrouwenspersoon voor een vrijblijvend adviesgesprek. Samen zorgen we voor een systeem dat werkt, zonder belangen, zonder druk, maar met vertrouwen.
