Wat gebeurt er als de melding niet over een collega of leidinggevende gaat, maar over iemand uit de directie of het bestuur zelf? Voor veel organisaties is dat een lastige situatie. De machtsverhoudingen liggen gevoelig, de belangen zijn groot en de kans op beïnvloeding is reëel. Juist dan wordt de onafhankelijkheid van de vertrouwenspersoon op de proef gesteld.
Een melding over de top is nooit eenvoudig
Wanneer een melding betrekking heeft op een bestuurder of lid van het managementteam, ontstaat er vaak spanning in het systeem. De vertrouwenspersoon wordt geconfronteerd met vragen als: bij wie kan ik dit melden, en wie bewaakt de zorgvuldigheid van het proces? In veel organisaties ontbreekt een duidelijke route. De vertrouwenspersoon rapporteert vaak aan dezelfde directie waar de klacht over gaat. Dat maakt het lastig om onafhankelijk te handelen en de melder goed te beschermen.
De praktijk leert dat meldingen over de top regelmatig blijven liggen. Soms uit angst voor repercussies, soms omdat de vertrouwenspersoon geen directe lijn heeft met een onafhankelijk orgaan. Dat is niet alleen onveilig voor de melder, maar ook riskant voor de organisatie. Een onbehandelde melding kan leiden tot reputatieschade, verlies van vertrouwen en onrust binnen het team.
Governance vraagt om heldere structuur
Een goed ingericht governancebeleid bevat duidelijke afspraken over wie toezicht houdt op integriteit en omgangsvormen binnen de organisatie.
Wanneer een vertrouwenspersoon wordt aangesteld, hoort daarbij een vastgelegde escalatieroute voor situaties waarin het bestuur zelf onderwerp van de melding is.
In veel gevallen is de raad van toezicht of de raad van commissarissen het aangewezen orgaan om deze meldingen te ontvangen en te beoordelen. Zij moeten direct kunnen worden ingelicht, zonder tussenkomst van de directie. Op die manier wordt voorkomen dat de interne machtsverhoudingen invloed hebben op de afhandeling van de melding.
De kracht van een externe route
Een externe vertrouwenspersoon is in deze situaties vaak de veiligste keuze. Omdat deze niet in dienst is van de organisatie, bestaat er geen afhankelijkheidsrelatie met het bestuur of de directie. De externe vertrouwenspersoon kan objectief luisteren, adviseren en waar nodig de juiste stappen zetten richting het toezichthoudend orgaan. Zo blijft het proces transparant en zorgvuldig, en weet de melder dat zijn of haar signaal serieus wordt genomen.
Daarnaast helpt een externe partij om het beleid rond meldingen en escalatie structureel vast te leggen. Dat voorkomt dat ad-hoc wordt gehandeld wanneer zich een complexe melding voordoet.
Uw Vertrouwenspersoon waarborgt onafhankelijkheid op alle niveaus
Bij Uw Vertrouwenspersoon werken uitsluitend gecertificeerde professionals die volledig onafhankelijk opereren. Wij weten hoe gevoelig meldingen over bestuurders of leidinggevenden kunnen zijn en zorgen voor een zorgvuldige, discrete en objectieve behandeling.
Onze vertrouwenspersonen werken landelijk en zijn gewend om samen te werken met raden van toezicht en commissarissen. Zo wordt de sociale veiligheid op elk niveau binnen de organisatie gewaarborgd.
Zorg dat er een veilige route is, ook wanneer de melding over de top gaat. Neem contact op met Uw Vertrouwenspersoon voor advies over governance en integriteit binnen uw organisatie. Wij helpen u bij het inrichten van een heldere structuur waarin iedereen zich veilig voelt om zijn of haar verhaal te doen.
