De taken van een vertrouwenspersoon zijn heel divers. Maar bovenal is het zijn of haar taak om beschikbaar te zijn voor een klager of melder. Een vertrouwenspersoon moet bereikbaar zijn en natuurlijk makkelijk benaderbaar. Want iemand die een voorval meldt, heeft vaak al een tijd met het voorval gelopen. Hij of zij  zit er mee. Dan moet een vertrouwenspersoon beschikbaar zijn om aan te horen wat er aan de hand is. Na het eerste contact, is het een van de taken van de vertrouwenspersoon om een afspraak voor een gesprek te maken. Hierin worden alle aspecten van het voorval besproken.

Eerste taak vertrouwenspersoon: inlevend en begripvol zijn

In de functie van vertrouwenspersoon zal hij of zij een ervaren interviewer moeten zijn. Hij of zij moet goede gesprekvaardigheden beheersen. Maar ook empathisch en begripvol zijn en, door zich in te leven, de juiste vragen te stellen. De persoon die meldt, moet zich nu eenmaal heel veilig voelen. Daarbij heeft de vertrouwenspersoon de belangrijke taak om de melder op de hoogte te brengen van de kaders waarbinnen de vertrouwenspersoon werkt. En wat dat betekent voor de melder. Zo zijn geheimhouding en onafhankelijkheid heel belangrijk.

Tweede taak vertrouwenspersoon: begeleiden

Tijdens het gesprek onderzoekt de vertrouwenspersoon samen met de melder wat de inhoud en omvang van de melding is. En samen bepalen zij welke scenario’s er zijn om het voorval intern bespreekbaar te maken. Waar dat kan, zal de vertrouwenspersoon helpen met het voorbereiden van een gesprek. Hij of zij kan zelf ook bij het gesprek aanwezig zijn ter ondersteuning. Bovenal is het de melder die de beslissingen blijft nemen. De melder geeft aan welk pad hij of zij wil volgen. De melder is ‘in the lead’.

Meer taken van de vertrouwenspersoon

Naast het ondersteunen van melder en klager, is het ook de taak van de vertrouwenspersoon om gevraagd en ongevraagd advies te geven aan directie, HR en OR. In deze rol kan de vertrouwenspersoon ondersteuning geven bij het formuleren van beleid op het gebied van PSA, omgangsvormen en integriteit. Binnen de organisatie zelf, heeft de vertrouwenspersoon ook als taak dat het personeel op de hoogte is van het beleid. En natuurlijk dat medewerkers op de hoogte zijn van het bestaan van de vertrouwenspersoon, wat een vertrouwenspersoon doet en wat zijn of haar doelen zijn.