In organisaties zijn zowel HR-afdelingen als vertrouwenspersonen onmisbaar als het gaat om het ondersteunen van medewerkers. Hoewel hun rollen op het eerste gezicht overlappen, zijn de taken en verantwoordelijkheden van een vertrouwenspersoon en HR in de praktijk heel verschillend. In dit artikel leggen we uit wat de belangrijkste verschillen zijn, zodat je precies weet wie je waarvoor kunt benaderen als er problemen zijn.
Wat doet de HR-afdeling precies?
De afdeling Human Resources (HR) heeft een breed takenpakket dat gericht is op het beheren van personeelszaken en het ondersteunen van de organisatie en medewerkers. De belangrijkste taken van HR zijn:
- Werving en selectie: Nieuwe medewerkers aannemen en het selectieproces begeleiden.
- Personeelsadministratie: Salarissen, contracten, verlof en andere administratieve zaken regelen.
- Beleid en regelgeving: Toezien op naleving van arbeidswetgeving en het opstellen van bedrijfsbeleid, waaronder beleid rond sociale veiligheid.
- Loopbaanontwikkeling: Ondersteuning bieden bij trainingen, opleidingen en carrièregroei.
- Conflictmanagement: Ingrijpen bij conflicten of spanningen binnen teams, vaak vanuit een organisatorisch perspectief.
Hoewel HR vaak een aanspreekpunt is voor medewerkers, vertegenwoordigt de afdeling ook de belangen van de organisatie. Dit kan soms spanning opleveren, zeker in situaties waarin medewerkers onafhankelijk advies of ondersteuning nodig hebben.
Wat doet een vertrouwenspersoon?
Naast HR is er een vertrouwenspersoon binnen de organisatie of op afstand (extern). Deze persoon is onafhankelijk en richt zich specifiek op het ondersteunen van medewerkers bij kwesties zoals:
- Ongewenst gedrag: Denk aan pesten, discriminatie, seksuele intimidatie en agressie.
- Integriteitskwesties: Melden van fraude, diefstal of andere misstanden binnen de organisatie.
- Luisterend oor: Medewerkers een veilige plek bieden om zorgen of problemen te delen.
- Begeleiding: Samen met de medewerker kijken naar mogelijke vervolgstappen, zoals bemiddeling, een officiële melding of externe hulp.
- Voorlichting: Voorlichting geven over sociale veiligheid en bijdragen aan een cultuur waarin medewerkers zich veilig voelen.
Een vertrouwenspersoon is geen onderdeel van het management of HR, maar handelt onafhankelijk. Dit betekent dat alles wat wordt besproken vertrouwelijk blijft, tenzij de medewerker expliciet toestemming geeft om informatie te delen.
Verschillen tussen HR en een vertrouwenspersoon
Zowel HR als een vertrouwenspersoon hebben een unieke rol binnen een organisatie. HR zorgt voor beleid en structuur, terwijl een vertrouwenspersoon medewerkers een veilige, onafhankelijke plek biedt om problemen te bespreken. Samen kunnen zij bijdragen aan een gezonde werkcultuur waarin sociale veiligheid wordt gewaarborgd.
Veel medewerkers halen een HR-professional door de war met een vertrouwenspersoon. Er zijn een aantal belangrijke verschillen. We sommen ze op:
1. Onafhankelijkheid
HR maakt onderdeel uit van de organisatie en handelt deels in het belang van de werkgever. Een vertrouwenspersoon is onafhankelijk en heeft geen dubbele belangen. Dit maakt het voor medewerkers gemakkelijker om gevoelige onderwerpen te bespreken.
2. Vertrouwelijkheid
HR is niet altijd in staat om volledige vertrouwelijkheid te bieden, zeker niet als meldingen juridische of organisatorische consequenties hebben. Een vertrouwenspersoon daarentegen garandeert vertrouwelijkheid, tenzij er sprake is van een strafbaar feit of acuut gevaar.
3. Focus op sociale veiligheid
HR heeft een breed takenpakket en sociale veiligheid is slechts een van de vele verantwoordelijkheden. Voor een vertrouwenspersoon is sociale veiligheid de kern van het werk. Dit betekent dat de vertrouwenspersoon gespecialiseerde kennis en ervaring heeft op dit gebied.
4. Perspectief
HR kijkt vaak naar het grotere geheel en de impact op de organisatie. Een vertrouwenspersoon richt zich volledig op het welzijn van de medewerker en biedt persoonlijke begeleiding.
Heb jij een vertrouwenspersoon?
Het verschil tussen HR en een vertrouwenspersoon zit vooral in onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid en focus. Medewerkers die persoonlijke ondersteuning zoeken bij gevoelige kwesties, kunnen beter terecht bij een vertrouwenspersoon. Voor bredere personeelszaken en organisatiebeleid is HR het juiste aanspreekpunt.
Wil je meer weten over het aanstellen van een vertrouwenspersoon of hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen? Neem contact met ons op of bel ons op 085 065 92 70. Samen zorgen we voor een veilige en respectvolle werkcultuur.
