Als leidinggevende wil je een veilige, open werksfeer waarin mensen zich gezien en gehoord voelen. Toch kan het gebeuren dat een medewerker zich meldt met een zorgelijke ervaring: pesten, intimidatie, seksueel grensoverschrijdend gedrag of andere vormen van ongewenst gedrag. Het is een gevoelig moment. Wat je op dat moment doet – of juist nalaat – heeft grote impact.
Wat is jouw rol als leidinggevende? En hoe ga je professioneel én empathisch om met een melding binnen je team?
Blijf kalm en luister actief
Een melding van grensoverschrijdend gedrag komt vaak onverwacht. Misschien gaat het om iemand die je goed kent of is het gedrag dat je zelf niet hebt opgemerkt. Toch is het belangrijk om op dat moment de ruimte te geven. Reageer niet direct met een oordeel of analyse, maar bied een luisterend oor.
Laat de melder rustig zijn of haar verhaal doen, toon oprechte aandacht en benadruk dat je de situatie serieus neemt. Je hoeft op dat moment geen oplossing te bieden – je aanwezigheid en houding zijn al een belangrijke eerste stap.
Wees je bewust van je positie
Als leidinggevende ben je onderdeel van de organisatie, en daarmee niet neutraal. Voor een melder kan dat een drempel zijn: misschien is het gedrag afkomstig van een collega in een hogere positie, of twijfelt iemand of je ‘partij zult kiezen’.
Besef dat jouw rol is om het proces goed te begeleiden, niet om zelf te oordelen of de situatie juridisch te duiden. Verwacht ook niet dat je de rol van vertrouwenspersoon overneemt. Wel kun je doorverwijzen en zorgen dat de melder weet waar hij of zij terechtkan.
Neem de melding serieus, ook als je twijfels hebt
Soms voelt een verhaal onvolledig of lastig in te schatten. Misschien herken je de situatie niet of heb je het idee dat het ‘wel meevalt’. Toch is het cruciaal dat je de melding serieus neemt. Wat voor de één onschuldig lijkt, kan voor de ander een grote impact hebben.
Erken het gevoel van onveiligheid en laat merken dat je bereid bent om stappen te zetten als dat nodig is. Een afwachtende houding of bagatellisering ondermijnt niet alleen het vertrouwen van de melder, maar kan ook juridische en reputatierisico’s met zich meebrengen.
Schakel de juiste ondersteuning in
Je hoeft het niet alleen te doen. In veel organisaties is er een vertrouwenspersoon aanwezig die een onafhankelijke en veilige route biedt voor medewerkers. Wijs hier actief op. Ook HR kan een rol spelen in de vervolgstappen, afhankelijk van de aard en ernst van de melding.
Als er nog geen vertrouwenspersoon beschikbaar is, overweeg dan om externe ondersteuning in te schakelen. Dat voorkomt belangenverstrengeling en vergroot het vertrouwen van medewerkers dat de situatie zorgvuldig wordt behandeld.
Maak heldere afspraken over het vervolg
Bespreek met de melder wat hij of zij van jou verwacht. Wil iemand alleen het verhaal kwijt of zijn er ook wensen richting opvolging? Bepaal samen welke vervolgstap passend is. Dat kan variëren van een informeel gesprek tot het starten van een formele klachtenprocedure.
Wees transparant over wat je wel en niet kunt doen en wat er met de melding gebeurt. Zorg dat er niets ondernomen wordt zonder instemming van de melder, tenzij er sprake is van een ernstig veiligheidsrisico.
Zorg voor nazorg – voor iedereen
Een melding heeft impact, ook op de rest van het team. Spanningen kunnen ontstaan, roddels gaan rond en mensen kiezen soms onbedoeld partij. Het is belangrijk om de situatie niet alleen op te lossen, maar ook actief te werken aan herstel.
Zorg dat de melder zich gesteund blijft voelen, volg het proces op en bied ruimte voor reflectie binnen het team. Soms is het goed om externe begeleiding in te schakelen, bijvoorbeeld via een mediator of een adviseur op het gebied van sociale veiligheid.
Voorkomen is beter dan genezen
Hoewel je niet elk incident kunt voorkomen, kun je als leidinggevende wel degelijk bijdragen aan een open en veilige cultuur. Spreek gedrag aan als het niet klopt, laat zien dat feedback welkom is en maak bespreekbaar waar grenzen liggen.
Een duidelijke vertrouwensstructuur, inclusief een toegankelijke vertrouwenspersoon, helpt om vroegtijdig signalen op te vangen. Daarmee voorkom je dat situaties escaleren. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.
Laat zien dat je er bent
Een melding van grensoverschrijdend gedrag is geen makkelijke situatie. Maar het biedt ook de kans om als leidinggevende te laten zien waar je voor staat. Door met aandacht, respect en daadkracht te reageren, maak je het verschil.
Veiligheid op de werkvloer begint bij vertrouwen. En dat vertrouwen begint bij jou.
