De coronaperiode heeft het werklandschap blijvend veranderd. Veel organisaties kozen tijdens de pandemie noodgedwongen voor thuiswerken, maar ook daarna bleef het hybride werken populair. Werknemers ervaren meer vrijheid, besparen reistijd en kunnen hun werk soms efficiënter indelen. Tegelijk brengt deze nieuwe manier van werken ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Want hoe zorg je dat medewerkers zich ook op afstand veilig en gehoord voelen?
Sociale veiligheid stopt niet bij de kantoordeur
Een vertrouwenspersoon is er om de sociale veiligheid op de werkvloer te waarborgen. Maar wat als die ‘werkvloer’ zich deels verplaatst naar keukentafels, zolders of flexplekken? In hybride werkvormen is het contact tussen collega’s vaak minder vanzelfsprekend. Spontane gesprekken in de wandelgangen ontbreken, signalen van spanning of ongemak vallen minder snel op.
Juist in deze setting is de kans groter dat mensen blijven rondlopen met twijfels, zorgen of vervelende ervaringen. Omdat ze niemand ‘toevallig’ tegenkomen om het mee te delen, of omdat ze zich op afstand minder verbonden voelen met de organisatie. Het risico: problemen blijven onder de radar totdat ze escaleren.
De drempel ligt soms hoger bij digitaal contact
Een vertrouwenspersoon moet laagdrempelig bereikbaar zijn. Dat klinkt logisch, maar in een hybride werkomgeving ligt de drempel soms juist hoger. Medewerkers twijfelen sneller of ze ‘wel mogen bellen’, weten niet goed waar ze moeten beginnen of hebben moeite met het voeren van gevoelige gesprekken via een scherm.
Daarnaast speelt ook het gevoel van afstand een rol. Als je je collega’s maar af en toe ziet, kan het voelen alsof je minder recht van spreken hebt. En als je worstelt met spanningen rondom videobellen of privacy, kan dat ook een belemmering vormen om hulp te zoeken.
Online bereikbaarheid is een must
Goede bereikbaarheid via e-mail, telefoon of videobellen is een voorwaarde voor een vertrouwenspersoon in deze tijd. Maar dat is niet genoeg. Toegankelijkheid zit ook in zichtbaarheid. Weten medewerkers wie de vertrouwenspersoon is? Weten ze hoe ze diegene kunnen bereiken? En voelen ze dat dit veilig kan, ook op afstand?
Daarom is het belangrijk dat organisaties structureel aandacht besteden aan de rol van de vertrouwenspersoon. Niet als naam in een reglement, maar als zichtbaar en herkenbaar aanspreekpunt. Dit kan bijvoorbeeld door regelmatig korte reminders te sturen, de vertrouwenspersoon voor te stellen in een interne nieuwsbrief of het onderwerp bespreekbaar te maken tijdens teamoverleggen.
Digitale communicatie kan juist kansen bieden
Hoewel digitaal contact soms een barrière vormt, biedt het ook kansen. Voor sommige medewerkers is het juist makkelijker om iets via een scherm te delen dan in een persoonlijk gesprek. Ze kunnen in hun eigen vertrouwde omgeving blijven, het gesprek plannen op een moment dat het hen uitkomt, en voelen zich soms juist vrijer zonder het directe oogcontact van een face-to-face ontmoeting.
Daarnaast maakt technologie het mogelijk om sneller en flexibeler te schakelen. Een vertrouwenspersoon kan laagdrempelig beschikbaar zijn voor een kort overleg, een luisterend oor of een vervolggesprek – zonder reistijd of wachttijd. Dat maakt ondersteuning toegankelijker, ook voor medewerkers op andere locaties of in deeltijd.
Vertrouwen blijft mensenwerk
Of het contact nu fysiek of digitaal plaatsvindt, de kern blijft hetzelfde: een vertrouwenspersoon moet ruimte bieden, rust uitstralen en veiligheid garanderen. Medewerkers moeten voelen dat hun verhaal serieus wordt genomen, dat er zorgvuldig met informatie wordt omgegaan, en dat er geen verborgen belangen spelen.
Daarom blijft de persoonlijke klik belangrijk. Het gaat niet om techniek, maar om vertrouwen. En dat vraagt om oprechte aandacht, heldere communicatie en een benaderbare houding. Een externe vertrouwenspersoon is hierbij vaak een logische keuze: onafhankelijk, professioneel en zonder banden binnen de organisatie.
Hybride werken vraagt om een hybride aanpak
De wereld verandert, en sociale veiligheid verandert mee. Waar de werkplek zich ook bevindt – op kantoor, thuis of onderweg – medewerkers moeten zich veilig en gesteund voelen. Een vertrouwenspersoon die meebeweegt met deze nieuwe realiteit, speelt daarin een belangrijke rol.
Het is dan ook geen kwestie van óf je ondersteuning biedt, maar hóe. Zorg dat je als organisatie meedenkt met de praktijk van vandaag. Maak duidelijk dat er ook op afstand plek is voor vragen, twijfels en zorgen. En investeer in een vertrouwenspersoon die hybride kan meebewegen, zonder aan betrouwbaarheid of betrokkenheid in te boeten.
Ook op afstand dichtbij
De stap naar een vertrouwenspersoon is voor veel mensen spannend. Een hybride werkomgeving mag die stap niet moeilijker maken – integendeel. Juist nu is het belangrijk dat medewerkers weten: wat er ook speelt, je hoeft het niet alleen te dragen.
Wil je meer weten over hoe een externe vertrouwenspersoon ook in hybride teams het verschil kan maken? We denken graag met je mee. Neem contact met ons op.
