In veel organisaties leeft het idee dat het wel meevalt met ongewenst gedrag, simpelweg omdat er weinig meldingen binnenkomen. Geen klachten betekent rust, zo wordt soms gedacht. Maar in de praktijk ligt het vaak anders. Het uitblijven van meldingen betekent niet automatisch dat er niets speelt.
Sterker nog, in veel organisaties is er een kloof tussen wat medewerkers ervaren en wat formeel wordt gemeld.
Angst voor gevolgen
Een van de belangrijkste redenen waarom meldingen uitblijven, is angst. Medewerkers zijn bang voor negatieve consequenties. Zij vrezen dat hun melding hun positie schaadt, hun carrière belemmert of hun relatie met collega’s onder druk zet.
Zeker wanneer de melding betrekking heeft op een leidinggevende of iemand met invloed, is de drempel hoog. Medewerkers kunnen bang zijn om niet serieus genomen te worden of om als “lastig” te worden gezien. Die angst zorgt ervoor dat zij kiezen voor stilte in plaats van actie.
Gebrek aan vertrouwen in het proces
Ook wanneer er formeel een vertrouwenspersoon aanwezig is, betekent dat niet automatisch dat medewerkers vertrouwen hebben in de procedure. Twijfels over vertrouwelijkheid spelen een grote rol.
Vragen die medewerkers zichzelf stellen zijn bijvoorbeeld:
- Blijft mijn verhaal echt vertrouwelijk?
- Wordt mijn naam genoemd zonder mijn toestemming?
- Wordt er daadwerkelijk iets met mijn melding gedaan?
Wanneer organisaties onvoldoende duidelijk communiceren over de werkwijze en waarborgen, ontstaat onzekerheid. En onzekerheid leidt tot terughoudendheid.
Normalisering van gedrag
Ongewenst gedrag wordt soms genormaliseerd. Uitspraken als “zo is hij nu eenmaal” of “het was maar een grapje” zorgen ervoor dat grensoverschrijdend gedrag niet als probleem wordt gezien.
Wanneer collega’s of leidinggevenden gedrag bagatelliseren, voelt het slachtoffer zich al snel overgevoelig. Daardoor wordt de kans kleiner dat iemand een officiële melding doet. Wat eerst ongemakkelijk voelt, wordt langzaam onderdeel van de cultuur.
Onduidelijkheid over wat meldbaar is
Niet iedereen weet wat onder ongewenst gedrag valt. Pesten, subtiele uitsluiting, seksueel getinte opmerkingen of intimidatie worden soms niet herkend als meldingswaardig.
Medewerkers twijfelen of hun ervaring “ernstig genoeg” is. Die twijfel kan verlammend werken. Het gevolg is dat signalen pas naar voren komen wanneer de situatie al geëscaleerd is.
De rol van leiderschap
Leidinggevenden spelen een cruciale rol in het creëren van een open meldcultuur. Wanneer leidinggevenden defensief reageren op kritiek of signalen minimaliseren, wordt de boodschap afgegeven dat melden niet gewenst is.
Daarentegen zorgt zichtbaar voorbeeldgedrag voor vertrouwen. Leiders die openstaan voor feedback en zelf verantwoordelijkheid nemen bij fouten, maken het veiliger voor anderen om zich uit te spreken.
Hoe doorbreek je de stilte?
Het doorbreken van de stilte begint met erkenning. Organisaties moeten beseffen dat weinig meldingen geen garantie zijn voor veiligheid. Het is belangrijk om actief te investeren in een cultuur waarin medewerkers zich veilig voelen om hun stem te laten horen. Concrete stappen zijn onder andere:
- Duidelijke communicatie over wat ongewenst gedrag is
- Transparante uitleg over het meldproces
- Regelmatige aandacht voor sociale veiligheid
- Een onafhankelijke en toegankelijke vertrouwenspersoon
Een externe vertrouwenspersoon kan hierin een belangrijk verschil maken. Door onafhankelijkheid en discretie wordt de drempel lager en het vertrouwen groter.
Stilte is geen bewijs van veiligheid
Wanneer meldingen uitblijven, is het essentieel om de juiste vraag te stellen: is het veilig genoeg om te melden? Sociale veiligheid gaat niet over het aantal klachten, maar over de ruimte die medewerkers voelen om eerlijk te zijn.
Bij Uw Vertrouwenspersoon ondersteunen wij organisaties bij het creëren van die ruimte. Onze gecertificeerde, onafhankelijke vertrouwenspersonen helpen medewerkers én adviseren werkgevers bij het versterken van beleid en cultuur.
Wilt u zeker weten dat stilte in uw organisatie geen teken is van onderliggende onveiligheid? Neem vrijblijvend contact op met Uw Vertrouwenspersoon en ontdek hoe u een open en veilige meldcultuur kunt realiseren.
